Tin tức
Quay trở lại danh sách
Thông báo
Giới thiệu những điểm mới của Quy định về công tác văn thư trong Trường Đại học Thương mại
Ngày 20/09/2021, Trường Đại học Thương mại ban hành Quyết định số 1358/QĐ-ĐHTM Quy định về công tác văn thư trong Trường Đại học Thương mại (thay thế cho Quyết định số 163/QĐ-ĐHTM ngày 28/4/2008 của Hiệu trưởng Trường Đại học Thương mại). Những điểm mới trong Quy định số 1358:
1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Về phạm vi điều chỉnh (Điều 1): Quy định 1358 quy định rõ phạm vi điều chỉnh, đó là: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
b) Về đối tượng áp dụng (Điều 2): Quy định 1358 ghi rõ đối tượng áp dụng với công tác văn thư của Trường Đại học Thương mại là các đơn vị thuộc Trường và của các tổ chức chính trị - xã hội trong Trường; còn công tác văn thư của Đảng được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Trung ương.
2. Giải thích từ ngữ (Điều 3)
Điểm mới trong Quy định 1358 là những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ.
Theo đó, có 17 khái niệm cơ bản được định nghĩa cụ thể, gồm: Văn bản; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản thảo văn bản; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản; Bản sao y; Bản sao lục; Bản trích sao; Danh mục hồ sơ; Hồ sơ; Lập hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Văn thư Trường; Lưu trữ Trường.
3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử (Điều 5)
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Trường theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
4. Về số lượng văn bản hành chính (Điều 7)
Theo Quy định 1358, số lượng các loại văn bản hành chính có 24 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư tín.
5. Về thể thức văn bản (Điều 8) và kỹ thuật trình bày văn bản (Điều 9)
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn thực hiện rõ ràng, cụ thể trong Quy định 1358. Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của Trường trên văn bản điện tử được thực hiện, cụ thể:
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Trường là hình ảnh dấu của Trường trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Chữ ký số của Trường trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư Trường chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Nếu văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư Trường thực hiện ký số của Trường trên văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
- Dấu, chữ ký số được trình bày tại Phụ lục I Quy định 1358.
6. Về soạn thảo văn bản (Khoản 4 Điều 11)
Quy định 1358 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”
Như vậy, Quy định 1358 quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của viên chức, người lao động được giao hoặc đề xuất soạn thảo.
7. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành (Khoản 1 Điều 13)
Quy định 1358 quy định “Trưởng đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản”
8. Về ký ban hành văn bản (Điều 14): Theo Quy đinh 1358:
“Chủ tịch Hội đồng trường có thẩm quyền ký các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng trường.”
“Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Trường ban hành”
“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký”
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
9. Sao văn bản
Điểm mới trong việc sao văn bản tại Quy định 1358 quy định các loại bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và từ văn bản giấy sang điện tử, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, cụ thể:
a) Các hình thức bản sao (Điều 26):
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của Trường.
- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Giá trị pháp lý của bản sao (Điều 27):
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
10. Về viết hoa trong văn bản hành chính (Phụ lục IV kèm theo Quyết định số 1358/QĐ-ĐHTM)
Quy định 1358 quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm:
- Viết hoa vì phép đặt câu;
- Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người;
- Viết hoa tên địa lý;
- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức;
- Viết hoa các trường hợp khác.
1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Về phạm vi điều chỉnh (Điều 1): Quy định 1358 quy định rõ phạm vi điều chỉnh, đó là: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
b) Về đối tượng áp dụng (Điều 2): Quy định 1358 ghi rõ đối tượng áp dụng với công tác văn thư của Trường Đại học Thương mại là các đơn vị thuộc Trường và của các tổ chức chính trị - xã hội trong Trường; còn công tác văn thư của Đảng được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Trung ương.
2. Giải thích từ ngữ (Điều 3)
Điểm mới trong Quy định 1358 là những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ.
Theo đó, có 17 khái niệm cơ bản được định nghĩa cụ thể, gồm: Văn bản; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản thảo văn bản; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản; Bản sao y; Bản sao lục; Bản trích sao; Danh mục hồ sơ; Hồ sơ; Lập hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Văn thư Trường; Lưu trữ Trường.
3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử (Điều 5)
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Trường theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
4. Về số lượng văn bản hành chính (Điều 7)
Theo Quy định 1358, số lượng các loại văn bản hành chính có 24 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư tín.
5. Về thể thức văn bản (Điều 8) và kỹ thuật trình bày văn bản (Điều 9)
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn thực hiện rõ ràng, cụ thể trong Quy định 1358. Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của Trường trên văn bản điện tử được thực hiện, cụ thể:
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Trường là hình ảnh dấu của Trường trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Chữ ký số của Trường trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư Trường chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Nếu văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư Trường thực hiện ký số của Trường trên văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
- Dấu, chữ ký số được trình bày tại Phụ lục I Quy định 1358.
6. Về soạn thảo văn bản (Khoản 4 Điều 11)
Quy định 1358 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”
Như vậy, Quy định 1358 quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của viên chức, người lao động được giao hoặc đề xuất soạn thảo.
7. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành (Khoản 1 Điều 13)
Quy định 1358 quy định “Trưởng đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản”
8. Về ký ban hành văn bản (Điều 14): Theo Quy đinh 1358:
“Chủ tịch Hội đồng trường có thẩm quyền ký các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng trường.”
“Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Trường ban hành”
“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký”
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
9. Sao văn bản
Điểm mới trong việc sao văn bản tại Quy định 1358 quy định các loại bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và từ văn bản giấy sang điện tử, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, cụ thể:
a) Các hình thức bản sao (Điều 26):
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của Trường.
- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Giá trị pháp lý của bản sao (Điều 27):
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
10. Về viết hoa trong văn bản hành chính (Phụ lục IV kèm theo Quyết định số 1358/QĐ-ĐHTM)
Quy định 1358 quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm:
- Viết hoa vì phép đặt câu;
- Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người;
- Viết hoa tên địa lý;
- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức;
- Viết hoa các trường hợp khác.
