Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo

Ngày 12 tháng 05 năm 2025, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 và thay thế Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.

Các nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm 12 nhóm: a) Nhóm I: Hồ sơ, tài liệu chung về giáo dục và đào tạo; b) Nhóm II: Hồ sơ, tài liệu về giáo dục mầm non; c) Nhóm III: Hồ sơ, tài liệu về giáo dục phổ thông; d) Nhóm IV: Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ cao đẳng sư phạm, trình độ đại học, trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ; đ) Nhóm V: Hồ sơ, tài liệu về giáo dục nghề nghiệp và giáo dục thường xuyên; e) Nhóm VI: Hồ sơ, tài liệu về giáo dục quốc phòng, an ninh; g) Nhóm VII: Hồ sơ, tài liệu về công tác học sinh, sinh viên; h) Nhóm VIII: Hồ sơ, tài liệu về khoa học, công nghệ và thông tin; i) Nhóm IX: Hồ sơ, tài liệu về công tác cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đầu tư; k) Nhóm X: Hồ sơ, tài liệu về công tác bảo đảm, kiểm định chất lượng giáo dục; l) Nhóm XI: Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục; m) Nhóm XII: Hồ sơ, tài liệu về công tác nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục. 

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo: mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không ngắn hơn thời hạn lưu trữ được quy định. 

1. Nhóm I: Hồ sơ, tài liệu chung về giáo dục và đào tạo: 

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với các loại hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo; hồ sơ thanh tra các hoạt động giáo dục và đào tạo đối với vụ việc nghiêm trọng,...

- Lưu trữ 20 năm đối với kế hoạch nghiệm vụ năm học; báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm học; hội nghị tổng kết; hồ sơ kiểm tra các hoạt động giáo dục đào tạo,...

- Lưu trữ 10 năm đối với hội thảo khoa học, kế hoạch đào tạo đối với khóa học, năm học; báo cáo tổng kết năm học,...

- Lưu trữ 5 năm đối với hồ sơ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục; hội nghị sơ kết,...

2. Nhóm IV: Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ cao đẳng sư phạm, trình độ đại học, trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ: 

* Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ đại học:

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với hồ sơ liên quan đến việc thành lập, tổ chức, hoạt động của cơ sở giáo dục đại học; hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình đào tạo giáo dục đại học; hồ sơ biên soạn, thẩm định và duyệt giáo trình dùng chung cho các môn học bắt buộc, bồi dưỡng các cơ sở giáo dục đại học; tài liệu tuyển sinh đại học; tài liệu xét công nhận tốt nghiệp đại học,…

- Lưu trữ 20 năm đối với hồ sơ thành lập hội đồng trường và công nhận chủ tịch hội đồng trường đại học công lập; hồ sơ công nhận cơ sở giáo dục đại học đạt chuẩn quốc gia; văn bản phê duyệt danh sách sinh viên nhập học hoặc phân lớp;…

- Lưu trữ 10 năm sau tốt nghiệp đối với bảng điểm từng học phần; hồ sơ phê duyệt kết quả thi hết học phần

- Lưu trữ 5 năm sau tốt nghiệp đối với hồ sơ giảng dạy của giảng viên; sổ lên lớp;…

- Lưu trữ 3 năm sau tốt nghiệp đối với báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ thạc sĩ:

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành thạc sĩ; hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ thạc sĩ với cơ sở giáo dục trong nước; tài liệu về tuyển sinh thạc sĩ (hồ sơ xác định chỉ tiêu hàng năm; quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển, điểm tuyển sinh); quyết định công nhận học viên cao học; tài liệu về công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ;…

- Lưu trữ 30 năm đối với hồ sơ đánh giá luận văn/đề án thạc sĩ; luận văn/đề án thạc sĩ được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên; hồ sơ chấm thẩm định và xử lý kết quả thẩm định luận văn/đề án thạc sĩ trong trường hợp có đơn tố cáo.

- Lưu trữ 20 năm đối với hồ sơ hủy bỏ/không công nhận kết quả đào tạo trình độ thạc sĩ.

- Lưu trữ 10 năm sau tốt nghiệp đối với hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần; bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần.

- Lưu trữ 05 năm sau tốt nghiệp đối với hồ sơ đăng ký dự tuyển, bài thi, các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh; hồ sơ giảng dạy của giảng viên; sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập của giảng viên và học viên.

- Lưu trữ 05 năm đối với luận văn/đề án thạc sĩ không đạt yêu cầu; tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp.

* Hồ sơ, tài liệu về đào tạo trình độ tiến sĩ:

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành tiến sĩ; Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với cơ sở giáo dục trong nước và ngoài nước; hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm; Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển, điểm chuẩn tuyển sinh; Quyết định công nhận nghiên cứu sinh,.; quyết định công nhận tốt  nghiệp và cấp bằng tiến sĩ, danh sách nghiên cứu sinh được cấp bằng tiến sĩ; hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ; hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở, hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án cấp trường;…

- Lưu trữ 20 năm đối với hồ sơ hủy bỏ/không công nhận kết quả đào tạo trình độ tiến sĩ.

- Lưu trữ 10 năm sau tốt nghiệp đối với hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần; bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần.

- Lưu trữ 05 năm sau tốt nghiệp đối với bài thi hết học phần và tài liệu khác liên quan đến thi hết học phần; sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập của giảng viên và nghiên cứu viên; báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan của nghiên cứu sinh; hồ sơ giảng dạy của giảng viên; báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan của nghiên cứu sinh.

- Lưu trữ 05 năm đối với luận án tiến sĩ và tóm tắt luận án tiến sĩ không đạt yêu cầu; tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp.

3. Nhóm VII. Hồ sơ, tài liệu về công tác học sinh, sinh viên:

* Hồ sơ, tài liệu về công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống, văn hóa học đường:

- Lưu trữ 20 năm đối với hồ sơ phát triển đảng học sinh, sinh viên; báo cáo đánh giá, tổng hợp tình hình đạo đức, lối sống của học sinh, sinh viên theo từng thời kỳ và năm học.

- Lưu trữ 10 năm đối với hồ sơ về các hoạt động sinh hoạt chính trị đầu khóa cho học sinh, sinh viên; hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê và đề xuất công tác phát triển Đảng trong học sinh, sinh viên; hồ sơ về công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật trong học sinh, sinh viên; hồ sơ ban hành quy định công tác giáo dục đạo đức, lối sống trong các cơ sở giáo dục;…

* Hồ sơ, tài liệu về kỹ năng, công tác xác hội, tư vấn tâm lý: Lưu trữ trong thời gian 10 năm

* Hồ sơ, tài liệu về quản lý và hỗ trợ người học:

- Lưu vĩnh viễn đối với hồ sơ ban hành quy định về chế độ, chính sách cho học sinh, sinh viên; hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên ở hình thức buộc thôi học; hồ sơ ban hành quy định về tiêu chuẩn đánh giá việc làm, hỗ trợ khởi nghiệp và giải pháp phát triển hệ sinh thái khởi nghiệp trong cơ sở giáo dục;…

- Lưu trữ 20 năm đối với hồ sơ khen thưởng cấp Bộ, cấp tỉnh; hồ sơ kỷ luật hình thức đình chỉ học tập có thời hạn; hồ sơ hướng dẫn, đánh giá công tác tư vấn nghề nghiệp, việc làm, hỗ trợ khởi nghiệp trong và ngoài cơ sở giáo dục.

- Lưu trữ 10 năm đối với hồ sơ hướng dẫn, đánh giá việc thực hiện quy định về chế độ, chính sách cho học sinh, sinh viên; hồ sơ khen thưởng cấp trường; hồ sơ kỷ luật hình thức kỷ luật khiển trách.

- Lưu trữ 15 năm đối với hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên hình thức kỷ luật cảnh cáo.

- Lưu trữ 5 năm đối với hồ sơ xét cấp học bổng khuyến khích; học bổng chính sách đối với học sinh, sinh viên; hồ sơ xét trợ cấp xã hội đối với sinh viên; hồ sơ xét miễn, giảm học phí,…

….

Thời gian lưu trữ cụ thể từng loại hồ sơ, tài liệu tham khảo Phụ lục của Thông tư này.

Phòng Pháp chế và Thanh tra